Qué es Verifactu, explicado sin jerga

Qué es

El nombre viene de «facturas verificables». La norma es el Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas informáticos de facturación: cualquier programa, app o web con el que emites facturas. Según la AEAT, obliga a que esos programas, en el momento de expedir cada factura, generen un resumen de ella (el registro de facturación) y lo guarden o lo envíen a Hacienda.

Hay dos maneras de cumplir, y las dos son legales:

• VERI*FACTU: el programa envía cada registro a la AEAT en cuanto emites la factura.
• No VERI*FACTU: el programa guarda los registros firmados y sin posibilidad de cambiarlos, y se los entrega a Hacienda si te los pide.

La app gratuita de la AEAT funciona siempre en modalidad VERI*FACTU. Las fechas desde las que es obligatorio y quién está obligado están en la guía del calendario.

Qué cambia en tu factura

Todas las facturas hechas con un programa llevan un código QR, sea cual sea la modalidad. Según la Orden HAC/1177/2024, mide entre 30 y 40 milímetros, y la AEAT pide que vaya al principio de la factura, arriba, en la primera página.

Si usas la modalidad VERI*FACTU, además aparece la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». En una factura electrónica estructurada (un archivo, no un PDF), el QR se sustituye por la dirección que lleva dentro.

Quien recibe la factura, también un particular, puede escanear el QR con cualquier lector. La AEAT responde si la factura le consta, si no, o que no es verificable porque viene de un programa en modalidad no VERI*FACTU.

Qué hace el programa

Con cada factura, el programa genera un registro con sus datos principales y lo encadena con el anterior mediante una huella. Si alguien borra o cambia una factura, la cadena se rompe y se nota. Por eso un programa adaptado no te deja borrar una factura emitida sin dejar rastro: si te equivocas, lo normal es hacer una rectificativa, que se registra como una factura más.

Entran todas las facturas que emites: las completas y las simplificadas (los tickets), las rectificativas y las que haces a clientes de otros países, incluidas las exportaciones y las ventas a otros países de la Unión Europea.

Que un programa esté adaptado lo dice su fabricante en una declaración responsable. En cada ficha de este directorio enlazamos la de cada programa, con su versión y su fecha.

Lo que no es

• No es una homologación. La AEAT no certifica ni registra programas: el fabricante se auto-certifica con su declaración responsable. Si alguien te vende un programa «homologado por Hacienda», esa homologación no existe para Verifactu.
• No es la factura electrónica. Verifactu controla el programa con el que facturas. La factura electrónica entre empresas es otra obligación, con otra norma y otros plazos.
• No prohíbe Excel ni Word. Si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, no te afecta. Lo explicamos en la guía de Excel y Word.
• No es solo para facturas nacionales. Las facturas a clientes extranjeros también entran.

Dudas que se repiten

¿Tengo que cambiar de programa?

No necesariamente. La AEAT recomienda preguntar primero a tu fabricante, porque lo habitual es que saque una versión adaptada. Puedes conservar el programa antiguo para consultar facturas viejas si ya no lo usas para emitir; la AEAT aconseja exportar los datos y desinstalarlo.

Mi gestoría me hace las facturas. ¿Me afecta?

Sí, si la gestoría las emite con un programa: ese programa tiene que cumplir, y según la AEAT la responsabilidad sigue siendo tuya. Si las haces tú a mano o con una plantilla de Word y se las pasas, no.

¿Puedo seguir con el talonario a mano?

Sí: si todas tus facturas son a mano, Verifactu no te afecta. Lo que no se puede es mezclar: si emites alguna factura con un programa, todas tienen que salir del programa. La única excepción son las facturas a la Administración hechas con Mi Facturae.

¿Y si recibo una factura sin QR?

Según la AEAT, que una factura recibida no lleve el QR no te impide deducir el IVA.

Si no cumples

La Ley General Tributaria (art. 201 bis) separa varios casos, y cada uno tiene su multa:

• Si usas el programa: 50.000 € por cada ejercicio cuando tu programa no cumple y además no está certificado, o cuando se ha manipulado. En Verifactu, esa certificación es la declaración responsable del fabricante, según la AEAT.
• Si lo fabricas o lo vendes: 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa que permite ocultar o cambiar facturas o que no cumple los requisitos técnicos. Si lo único que falta es la certificación, 1.000 € por cada programa vendido.

Lo práctico es más sencillo que la multa: comprueba si tu programa publica su declaración responsable. En el directorio tienes cada programa con su declaración, su precio y lo que hace, y la app de la AEAT si facturas poco.